Accueil Formation et RH 5 étapes pour créer un programme de formation en cours d’emploi efficace

5 étapes pour créer un programme de formation en cours d’emploi efficace

par Audrey

Commençons par un fait terrifiant pour les employeurs: 40%  des salariés qui reçoivent un congé de formation en cours d’emploi médiocre (ou pas) au cours de la première année d’emploi. Et quand les employés partent, cela vous coûte.

Vous devez avoir un programme de formation en cours d’emploi dans votre entreprise. La formation en cours d’emploi est un investissement en temps et en argent, mais c’est aussi un investissement dans votre atout le plus important: vos employés.

Qu’est-ce que la formation en cours d’emploi?

La formation en cours d’emploi, ou FCE, est un programme conçu pour aider les employés à acquérir des connaissances pratiques en milieu de travail.

Ce type de formation implique que les employés utilisent les ressources disponibles pour eux sur leur lieu de travail et leur permet d’apprendre tout en s’intégrant dans leur environnement de travail quotidien.

En règle générale, les gestionnaires, les membres de l’équipe RH et les collègues expérimentés assurent la formation interne.

Avantages 0f OTJ

La formation en cours d’emploi semble profiter principalement aux employeurs. Après tout, des employés bien formés et qualifiés signifient une productivité et une croissance accrues. Mais il y a bien plus encore.

1. Il est prévu pour s’adapter à votre entreprise

Votre entreprise est unique et a des exigences spécifiques – la formation des employés en cours d’emploi peut vous aider à répondre plus rapidement aux besoins de l’entreprise.

2. Des employés plus heureux et plus fidèles

Lorsque la formation en cours d’emploi est continuellement mise à jour et pertinente, les employés sont susceptibles de s’engager davantage à faire progresser leur carrière dans votre entreprise. Ils sont également susceptibles d’être plus heureux et plus enthousiastes à propos de leur travail.

3. Construit un bassin d’employés «prometteurs»

En offrant une formation en cours d’emploi aux employés, vous créez une main-d’œuvre hautement qualifiée dans votre entreprise et vous créez un état d’esprit de «toujours apprendre».

Cela rapporte beaucoup lorsque vous devez promouvoir des gestionnaires à l’avenir. Vous disposez d’un bassin d’employés fidèles et qualifiés parmi lesquels choisir, qui connaissent déjà votre entreprise.

3. Attire les employés lors de l’embauche

Si votre entreprise existe dans un marché du travail serré ou dans un secteur où il est difficile d’attirer (et de retenir ) de bons employés, une formation en cours d’emploi peut vous aider.

C’est un avantage attrayant pour les employés qui souhaitent s’améliorer et cela indique la possibilité d’une promotion.

4. Renforce la flexibilité de votre main-d’œuvre

Finie l’attitude de «ce n’est pas mon travail» quand on a une main-d’œuvre bien formée.

Bien que vous ne souhaitiez pas former chaque employé à tout faire (nous en reparlerons plus tard), la formation peut étendre les capacités des employés au-delà d’une approche étroite consistant à ne faire que le strict minimum.

Quand devriez-vous commencer la formation en cours d’emploi?

Pour les petites entreprises ou les entreprises en démarrage, il peut sembler que la formation en cours d’emploi n’est pas nécessaire. À un moment donné, cependant, vous devrez probablement mettre en place un programme de formation en cours d’emploi. Quand ce point arrive-t-il?

Les changements nécessitent une formation en cours d’emploi, qu’il s’agisse d’un changement d’employés, de promotions ou de votre façon de faire des affaires. Certains des changements les plus courants nécessitant une formation en cours d’emploi sont les suivants:

  • Changement de technologie. Par exemple, vous avez mis à jour le système de point de vente que vous utilisez ou avez commencé à utiliser une application de planification des employés .
  • Changement de pratique commerciale. Vous avez changé de cap ou d’objectifs en tant qu’entreprise
  • Changement de politique d’entreprise. Vous avez changé la façon dont vos employés font leur travail ou ce que vous attendez d’eux.
  • Beaucoup d’embauches de nouveaux employés. Vous avez un plus grand nombre de nouveaux employés que les employés de longue date, c’est-à-dire que la plupart de vos effectifs ne savent pas comment les choses fonctionnent alors que moins le font.
  • Ralentissement notable de la productivité. Que ce soit à l’usine ou au bureau, les ralentissements de productivité sont un indicateur que les employés ne savent pas quoi faire. Il y a un problème dans votre système.
  • Votre entreprise grandit.
  • Votre formation actuelle était le strict minimum.

Une bonne règle d’or est de surveiller le chaos ou les plaintes entourant certains des changements énumérés ci-dessus. Si vous le voyez, vous êtes déjà derrière la courbe d’entraînement.

Une meilleure option?

Supposons que votre entreprise se développe et aura besoin d’une formation en cours d’emploi, et commencez à la planifier dès maintenant . N’attendez pas le changement et le chaos qui s’ensuit.

5 étapes pour un programme de formation en cours d’emploi réussi

Créer un programme de formation n’est pas difficile tant que vous le décomposez en étapes logiques. La méthode ADDIE est particulièrement utile lors du démarrage d’un programme d’entraînement à partir de zéro:

  • Analyse: évaluez  ce que vos employés ont besoin de savoir pour réussir leur travail.
  • Conception: déterminez à quoi ressemblera votre programme de formation en cours d’emploi.
  • Développement: Établissez des méthodes, des ressources et du matériel qui feront partie de votre programme de formation.
  • Mise en œuvre: Décidez qui / quand / comment vous allez mettre en œuvre votre programme de formation.
  • Évaluation: obtenez des commentaires afin de savoir  si votre formation répond à vos besoins et à ceux de vos employés.

La méthode ADDIE est flexible, vous demandant essentiellement de considérer ce dont vous avez besoin et ce que vous voulez pour votre entreprise spécifique, puis de concevoir et de mesurer en conséquence.

1. Évaluez vos employés et les compétences nécessaires pour le poste

L’analyse est un élément particulièrement important pour réussir à créer un programme de formation. Vous répondrez à des questions telles que:

  • Que doivent savoir vos employés?
  • Que savent déjà vos employés?
  • Comment vos employés apprennent-ils le mieux?
  • De quoi ai-je besoin de mes employés?
  • À quoi s’attendent mes employés?
  • Quel type de formation répond à tous ces besoins?
  • Ai-je des personnes qualifiées pour suivre la formation?

Sachez ce que vous voulez sur le long terme

Premièrement, quels sont vos objectifs généraux et stratégiques? Est-ce la productivité? Bénéfices? Des employés fidèles? Réputation communautaire? Une croissance continue, à la fois financièrement et en équipe?

Notez les objectifs à long terme que vous souhaitez voir. Gardez cela à l’esprit pendant que vous poursuivez le reste du processus d’évaluation.

Sachez ce que chaque travail spécifique exige

L’évaluation comprend la détermination des besoins spécifiques d’employés et d’emplois spécifiques.

Commencez par énumérer les qualifications, les connaissances et les compétences matérielles et non techniques requises par un emploi spécifique. Vous essayez de créer une définition de ce qu’un employé idéal dans ce travail spécifique est capable de faire.

Ensuite, répertoriez les compétences de la plupart des employés à leur arrivée.

Enfin, pensez aux moments où vous avez dû vous répéter ou demandez aux employés de refaire le travail. Rappelez-vous les problèmes de communication ou de travail d’équipe qui ralentissent les choses.

Il est recommandé de le faire pour chaque poste ou équipe de votre entreprise. Vous avez maintenant une meilleure image qui compare ce dont un employé a besoin et ce qu’il a généralement. C’est là que votre formation va combler cette lacune.

Identifier les outils et systèmes nécessaires

Regardez la liste que vous avez faite où vous avez identifié des lacunes dans la performance des employés. Était-ce uniquement basé sur le manque de compétences et d’éducation de l’employé, ou peut-on blâmer les outils et les systèmes avec lesquels il devait travailler?

Avant de pouvoir créer un programme de formation, vous devez vous assurer que ces outils et systèmes sont en ordre. Toute la formation dans le monde n’améliorera pas la productivité et le rendement des employés si ce avec quoi ils doivent travailler est rompu.

Les zones communes de panne sont:

  • Systèmes de communication. Avez-vous un système de communication complexe ou vague? La panne de communication est corrigée le plus souvent en simplifiant le système, mais aussi en lui imposant le respect.
  • La technologie. Être formé à l’utilisation des nouvelles technologies est passionnant et peut inculquer un sentiment de loyauté. Assurez-vous de mettre à jour votre technologie avant d’investir dans la formation pour une technologie obsolète.
  • Limites de l’emploi. Si un employé s’attend à ce qu’une description de poste soit honorée et que d’autres sont occupés à tout faire, vous aurez beaucoup de conflits. Les limites de travail des employés (ou leur absence) sont-elles clairement définies?

Assurez-vous de ne pas demander à vos employés d’utiliser des outils et des systèmes défectueux. Rationalisez et mettez à jour les choses pour que toute formation ressemble à un mouvement vers l’avant au lieu d’une perte de temps.

2. Concevoir le programme de formation

Décidez des formats et du matériel qui correspondent le mieux à vos objectifs et à votre lieu de travail: une formation en classe, un mentorat et des programmes structurés sont toutes des options.

Les programmes de formation en cours d’emploi structurés sont les plus élémentaires, axés sur les tâches et sont utiles pour les employés qui exécutent des tâches répétitives, comme un travail industriel.

En utilisant une liste de contrôle standardisée par l’entreprise des tâches nécessaires, le formateur (généralement un collègue qui effectue régulièrement ces mêmes tâches) travaille avec le nouvel employé. Une fois que le nouvel employé a démontré les compétences nécessaires, il est autorisé à commencer.

Cependant, si le travail à accomplir est plus fluide que répétitif, vous aurez besoin d’un formateur qui est un enseignant qualifié. Tout le monde n’apprend pas de la même manière, et un bon formateur doit déterminer comment un employé apprend afin de lui appliquer efficacement la formation. Certaines personnes apprennent en:

  • Faire: Entraînez-vous à faire des tâches réelles ou à travers des simulations.
  • Sentiment: Participez à des jeux de rôle, à des activités de groupe ou parlez d’expériences personnelles qui se rapportent.
  • Réflexion: Préférez les activités indépendantes, la lecture ou les tests.
  • Observation: assistez à des conférences et à des séminaires, résolvez des problèmes spécifiques ou des discussions.

Bien que vous ne puissiez pas adapter un cours de formation entier à chaque style d’apprentissage, cela vous permet au moins de créer un ensemble d’options possibles.

Par exemple, vous pouvez autoriser un nouvel employé à choisir de passer un examen écrit, d’avoir une conversation ou de faire des jeux de rôle pour illustrer ses nouvelles connaissances.

3. Développez votre formation avec le bon matériel

Une fois que vous savez à quoi ressemblera votre formation, vous pouvez trouver du matériel pour étoffer vos objectifs de formation dans divers endroits:

Décidez à quelle fréquence la formation aura lieu

La formation en cours d’emploi est rarement un événement ponctuel et la formation périodique tout au long de la carrière d’un employé est courante. Par exemple, la formation en cours d’emploi peut inclure des circonstances telles que:

  • Connaître les politiques de l’entreprise.
  • Comment travailler la ligne d’usine.
  • Comment répondre aux clients.
  • Utilisation du nouveau système d’inventaire.
  • Comment remplir les dépenses d’entreprise et les rapports financiers pour remboursement.
  • Mises à jour sur les modifications apportées aux systèmes de communication.
  • Comment les nouvelles lois affectent les employés et leurs emplois.
  • Cours de recyclage sur la formation au travail d’équipe de l’année dernière.

De toute évidence, la formation doit être une question permanente puisque la plupart des employés, en fonction de leur travail, devront rester informés à mesure que l’entreprise évolue.

Utilisez un contour

Concevez le programme de formation en cours d’emploi comme vous le feriez pour un plan, chaque section principale étant l’objectif que vous voulez que l’employé atteigne avant de passer à la section suivante.

À la fin de chaque section, déterminez comment vous mesurerez la réussite des employés. Ont-ils besoin de vous démontrer une compétence? Passer un examen? Scénarios de jeu de rôle avec un client en colère? Chaque objectif doit avoir un succès défini qui doit être atteint avant que l’employé ne passe à l’étape suivante.

4. Mettre en œuvre avec les bons formateurs

La mise en œuvre d’un programme de formation n’est pas facile. Avant de vous lancer, assurez-vous de connaître les meilleures personnes pour diriger la formation, qu’il s’agisse d’un gestionnaire, d’un collègue / mentor ou d’un coordinateur de formation désigné.  

Vous pouvez également choisir d’externaliser votre formation et de faire appel à un coordinateur interne pour travailler avec l’entreprise qui gère la formation. Cela peut être utile si vous ne disposez pas des ressources ou des connaissances nécessaires pour mener à bien une formation ou dans le cas de systèmes ou d’équipements hautement spécialisés.

5. Évaluer avec les commentaires des employés

Déterminez le succès de votre programme de formation en cours d’emploi avec une approche simple: il suffit de demander.

Utiliser une enquête

Utilisez une enquête soigneusement planifiée qui permet l’anonymat et envisagez de donner l’enquête pendant, immédiatement après et plusieurs mois après la formation. 

Rechercher une amélioration du travail des employés

L’amélioration des performances des employés aura presque toujours un impact positif sur les bénéfices et la croissance.

Vous pouvez mesurer l’amélioration des employés en comparant les marqueurs de productivité d’avant la formation à l’après (par exemple, des commissions plus élevées sur les ventes, plus d’articles assemblés, etc.).

Surveiller la rétention des employés

Prenez note: vos employés formés restent-ils plus longtemps que ce que vous vivriez avant la formation?

Certaines choses sont plus difficiles à mesurer; cependant, comme le service client et les attitudes. L’observation et les conversations avec les gestionnaires vous aideront à être plus conscient de ce qui se passe dans les services.

Dans l’ensemble, vous devez faire confiance à votre instinct. Si vous remarquez une amélioration de la culture du lieu de travail qui coïncide avec l’atteinte des objectifs de performance de l’entreprise, c’est ce que vous recherchez.

La formation en cours d’emploi vous aide à bâtir l’avenir de votre entreprise avec vos employés comme base. Espérons que ce guide vous aide à faire de l’OTJ une réalité dans votre entreprise.

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